Prinsip Penyusunan Program

PRINSIP  PENYUSUNAN  PROGRAM

Organisasi diadakan karena adanya tujuan bersama yang ingin dicapai, baik itu pemerintah, Perusahaan, atau Organisasi kemasyarakatan. Jelas bahwa tujuan atau sasaran merupakan titik tolak dari adanya organisasi tersebut. Meskipun demikian antara organisasi dan sasaran yang ingin dicapai tersebut terdapat jarak yang ( sering ) jauh.

Untuk mencapai sasaran organisasi harus dilakukan berbagai hal seperti pembagian kerja, penyusunan program kerja, penyediaan baik sarana fisik maupun keuangan untuk melaksanakan operasional, pengendalian kegiatan, pengawasan dan masih banyak lagi.

Dibawah ini akan dijelaskan prinsip prinsip penyusunan program  yang dapat dijadikan landasan buat penyusunan suatu program sebagai salah satu usaha mencapai tujuan atau sasaran organisasi.

Ada baiknya akan dijelaskan terlebih dahulu apa yang dimaksudkan dengan program.

Program adalah rencana kerja yang terdiri dari langkah langkah atau tindakan yang diperlukan guna mencapai tujuan dan memuat ketentuan tentang siapa melakukan apa dan kapan dilaksanakan.

Dari batasan diatas, jelas terlihat adanya empat unsur yang terdiri dari :

1.      Sasaran  /  Tujuan

2.      Tindakan – Tindakan

3.      Pembagian Kerja

4.      Waktu pelaksanaan

Langkah Dalam Penyusunan Program

Langkah Pertama:                Membagi kegiatan – kegiatan yang diperlukan guna pencapaian tujuan dalam langkah – langkah atau tindakan pembagian pekerjaan yang demikian ini sangat berguna untuk tujuan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan. Dalam hal perencanaan maka pembagian yang semacam itu memudahkan perhatian yang khusus untuk setiap langkah pada saat tertentu. Dalam Pengorganisasian, maka pembagian tersebut juga akan memudahkan penunjukan orang tertentu untuk langkah atau tindakan tertentu. Demikian pula dalam hal pengawasan pembagian semacam itu akan mempermudah.

Langkah Kedua:                    Memperhatikan hubungan antara satu langkah atau tindakan tersebut dengan langkah lainnya, khususnya apabila diperlukan urutan dalam pelaksanaan tindakan. Biasanya bagian – bagian dari suatu program sangat berhubungan satu dengan lainnya. Pelaksanaan satu tindakan sering mempengaruhi pelaksanaan tindakan berikutnya, oleh karena itu hubungan satu dengan lainnya perlu diperhatikan.

Langkah Ketiga;                   Menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah atau tindakan. Kalau kegiatan yang akan dilakukan merupakan kegiatan rutin, maka penentuan siapa penanggung jawab tersebut perlu diperhatikan,hal ini sering berarti perlunya ditentukan team pelaksana program.

Langkah ke empat:              Menentukan sumber – sumber baik sarana fisik, sumberdaya manusia ( pelaksana ) maupun keuangan yang akan diperlukan untuk melaksanakan tindakan tersebut. Sarana – sarana yang ada perlu di inventarisir dan dievaluir terlebih dahulu. Dalam hal ada kekurangan dalam salah satu sarana atau sumber, maka perlu dipikirkan cara pemecahannya, mungkin dengan pembuatan program pencarian dana atau pencarian tenaga pelaksana.

Langkah ke lima:                  Memperhatikan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan. Ini berarti perlunya ditentukan waktu permulaan dan waktu yang diperlukan guna menyelesaikan kegiatan tersebut.

Langkah ke enam:                Menentukan tanggal yang pasti untuk setiap kegiatan, sehingga akhirnya bisa ditentukan semacam schedule yang menyeluruh.

Dibawah ini diberikan contoh suatu program kerja untuk satu semester yang disusun oleh pengurus KIM Nawala Kec. Tempeh, walaupun untuk masing masing kegiatan atau project tidak jelas jelas dicantumkan waktu permulaan dan akhirnya, tetapi paling tidak tergambar batas waktu pelaksanaan kegiatan ( dalam hal ini bulan )

Contoh Program :

RENCANA PROGRAM KERJA KIM NAWALA

BULAN	SIFAT	K E G I A T A N	PELAKSANA	KETERANGAN
Agust 2013	R I I R	Rapat rutin koordinasi dan evaluasi  program Pemantauan Pelaksanaan Pilkada Gubernur Sosialisasi hasil pilkada Gubernur Rapat Rutin mingguan  Monev program kerja	Peng. Harian Seluruh Pengurus Humas Pengr. Harian	Seluruh angg Pengurus KIM Koordinasi  inst  lain Kerjasama  sie lain Lap. Angg  pengrus
Sept 2013	R R I	Serap aspirasi & Informasi dari masyarakat Sebar Informasi 8 kebijakan Pemkab Lmjg Penyiapan Kantor KIM di Kecamatan	Angg. Pengrus Angg. Pengrus Angg. Pengrus	Koordinasi Kades - Koordinasi camat

Dijelaskan didepan, program pada hakekatnya adalah rencana kerja, ini berarti bahwa program harus disusun sebelum waktu pelaksanaan suatu kegiatan. Dalam suatu organisasi seperti perusahaan, maka rencana kerja biasanya disusun pada akhir tahun. Sehingga di awal tahun berikutnya program sudah bisa di sah kan serta bisa dijadikan landasan kegiatan. Pada organisasi sosial dan non profit, terpilihnya suatu pengurus biasanya disusul dengan kegiatan penyusunan program atau rencana kerja untuk masa periode kepengurusan. Malah sering sebelum seseorang dipilih menjadi ketua suatu organisasi, dia telah menyodorkan suatu program yang akan dilakukan. Biasanya program yang demikian hanya berisi pokok – pokok pikiran saja, tanpa pembagian kerja dan scheduling yang jelas.

P e n u t u p

Program adalah rencana kerja, sebagai rencana kerja maka perlu diterima oleh pelaksana – pelaksana  atau anggota organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, penyusunan suatu program perlu dikonsultasikan dengan semua unsur dalam organisasi. Hal ini penting bagi kelancaran pelaksanaan program. Disamping itu program yang disusun perlu dikomunikasikan kepada semua unsur dalam organisasi.

Akhirnya suatu program hanya akan bernilai kalau bisa dilaksanakan secara baik dan mencapai tujuan. Untuk itu perlu pengawasan yang kontinyu dari pimpinan pimpinan organisasi. Karena dalam realisasi program sering terjadi mengalami perubahan – perubahan dalam situasi yang sangat kondisional. Maka sering perlu diadakan review atau dengan cara lain seperti monitoring dan evaluasi jangka pendek secara  periodik terhadap kegiatan – kegiatan yang telah direncanakan , satu dan lain hal agar bisa menampung perubahan – perubahan tersebut sehingga usaha pencapaian tujuan akan lebih efektif.

( Ditulis dan didokumentasikan  KIM Nawala – Kec. Tempeh )